Naturalmente, COVID-19 está en la mente de todos estos días. Para aquellos que no están directamente afectados por él, evitar a otras personas ha sido probablemente el impacto más dramático en sus vidas. Para desalentar la rápida propagación, los gobiernos, las escuelas y las empresas han animado al mayor número posible de personas a quedarse en casa. Al mismo tiempo, un lugar de trabajo digital bien pensado significa que muchos empleados pueden seguir haciendo su trabajo, aunque no vayan a trabajar.
¿Qué necesitan las empresas para un lugar de trabajo digital?
A medida que la crisis ha ido avanzando, es fácil ver que algunas empresas se han preparado para un lugar de trabajo digital mejor que otras. Por ejemplo, Google y muchas otras grandes empresas de tecnología ya tenían una fuerte cultura de Home Office, por lo que los cambios apenas pueden afectar a la continuidad del negocio. Al mismo tiempo, es posible que haya visto informes de noticias de que varias grandes organizaciones, incluidos grandes bancos e incluso el gobierno federal, tuvieron que luchar contra el aumento de las cargas de la red, prevenir problemas de seguridad y abordar otros problemas.
Como su nombre lo indica, un lugar de trabajo digital no depende únicamente de la tecnología si no de saber aprovechar lo mejor de ella y de los procesos de negocios para permitir a los empleados trabajar desde sus casas. Algunas empresas tradicionales todavía están luchando por la mejor manera de permitir que sus empleados trabajen a distancia.
La Asociación para la Gestión Inteligente de la Información (AIIM) dijo que la mejor manera de elegir las soluciones correctas para un lugar de trabajo digital comenzaría por responder a estas tres preguntas básicas:
¿Qué información necesitarán los empleados para hacer su trabajo?
¿Dónde está almacenada actualmente esta información?
¿Pueden los empleados acceder a este almacenamiento de forma remota y segura?
Preparar la cultura empresarial para la nueva normalidad de los empleados del trabajo en casa
Aunque el trabajo desde casa se ha vuelto más común en algunas industrias, las empresas más tradicionales no siempre han seguido esta tendencia en el pasado. Los tradicionalistas pueden haber pensado que permitir que los empleados trabajen desde casa lleva a perder tiempo por distracciones. Es cierto que los servicios de streaming, los medios sociales, e incluso la nevera pueden tentar a algunas personas a alejarse de sus trabajos.
Aun así, muchos estudios han demostrado que las grandes empresas han disfrutado realmente de aumentos de productividad y otras ventajas cuando los trabajadores pueden disfrutar de opciones más flexibles en el lugar de trabajo. Otros beneficios tienden a incluir un menor desgaste, menos días de enfermedad y una mejora de la moral. En las encuestas, la gran mayoría de los empleados dicen que preferirían al menos algunas opciones de trabajo en casa (Home Office), e incluso podrían cambiar un salario más alto por una mayor flexibilidad. Cuando trabajar desde casa se ha convertido en la única opción para muchas empresas, es importante hacer hincapié en los beneficios de un lugar de trabajo digital para promover la aceptación.
Es posible que las empresas tengan que elaborar nuevas normas para ayudar a garantizar que los empleados se adhieran a las políticas de gobernanza y seguridad. Especialmente en el caso de las empresas más pequeñas, las soluciones ad-hoc -como el intercambio de archivos y las herramientas de comunicación- suelen presentar alternativas tentadoras y sencillas a la inversión en nuevas infraestructuras. Sin embargo, las implementaciones no siempre apoyan los objetivos empresariales generales. En su lugar, pueden empeorar el problema de la TI en la sombra, con empleados que utilizan software y dispositivos dispersos de los que la TI no sabe nada y que ciertamente no pueden administrar o asegurar de forma eficaz.
¿Cuál es la mejor tecnología para un lugar de trabajo digital?
Las herramientas adecuadas para habilitar su lugar de trabajo digital pueden ayudarle a satisfacer las exigencias de los pedidos actuales de los trabajadores en home office e incluso a prosperar en el futuro. Considere estos aspectos de las nuevas herramientas para asegurarse de que beneficiarán a su empresa ahora y en el futuro:
Digitalizar tanto como sea posible
Ya es hora de escanear y almacenar tantos documentos en papel como sea posible. Por supuesto, usted debe tener un buen sistema de gestión de documentos, para que los empleados puedan encontrar toda la información que necesitan para hacer su trabajo.
Automatizar los procesos de negocio
Una vez más, las herramientas inteligentes de gestión de la información automatizarán los procesos comerciales comunes. De esta manera, se pueden hacer los flujos de trabajo más eficientes y reducir la posibilidad de errores.
Con Easy Rez tenemos la oportunidad de tener accesos remotos a las herramientas de trabajo, como mencionamos antes, nos preparamos para poder brindarles mejores soluciones y adaptación a su flujo de negocios.
Su eficaz lugar de trabajo digital ayudará con algo más que los problemas de hoy en día
Una solución eficaz para el lugar de trabajo digital ayudará a su empresa a prosperar durante la situación actual y, en el futuro. Un producto de gestión inteligente de la información como El motor de reservaciones de Easy rez facilita el seguimiento a las reservaciones, pagos, estadísticas y pronósticos entre otros. Las características de automatización ayudan a establecer flujos de trabajo, rastrear el historial y detectar errores de entrada de datos. Ayudan a mejorar la eficiencia, permiten tomar mejores decisiones y hacen que la auditoría sea muy sencilla. Los propietarios de los datos pueden añadir conjuntos de reglas que sólo permitirán a personas específicas varios tipos de acceso a documentos seguros también.
Con la capacidad de las herramientas de Easy rez como el motor de reservas, el calendario y el creador de tarifas han permitido que nuestros clientes hayan hecho una transición más simple al trabajo remoto sin agregar redes adicionales, almacenamiento u otra infraestructura sólo para manejar un aumento de los trabajadores remotos. Usted puede facultar a sus trabajadores para que realicen su trabajo de manera más productiva que nunca antes cuando trabajan en casa o regresan a la oficina.
Un ejemplo muy claro de cómo aplicar estas herramientas es que de manera remota el Revenue Manager pueda implementar una estrategia al programar tarifas y promociones, otra manera es que el equipo de ventas pueda tener acceso a los datos de reservaciones para poder vender las habitaciones libres o incluso poder hacer un callblock donde se les hable a personas que dejaron sus datos o requieren de asistencia, todo esto de manera remota
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